5 Vorteile von Online-Unterweisungen und ob diese überhaupt rechtssicher sind

Was ist eine Online-Unterweisung?

Damit die Arbeit in einem Betrieb sicher und geschützt ablaufen kann, müssen die Beschäftigten über gewisse Themen und Abläufe Bescheid wissen. Die Informationen darin müssen auf den jeweiligen Arbeitsplatz oder Tätigkeitsbereich ausgerichtet sein. Dieses Wissen, etwa zu Themen der Arbeitssicherheit, erlangen die Mitarbeitenden über Unterweisungen. Arbeitgeber sollten ihre Beschäftigten immer bei einer Neuanstellung unterweisen oder dann, wenn für einen Arbeitsplatz neue Technologien oder Arbeitsmittel relevant werden. Auch wenn sich das Aufgabenfeld ändert, können Unterweisungen nötig werden. Auch unabhängig von Veränderungen müssen Unterweisungen aufgrund gesetzlicher Regelungen jedes Jahr absolviert werden. Außerdem fordern einige Vorschriften einen Nachweis über absolvierte Unterweisungen.

Grundlegende Schulungen zu Arbeitssicherheit, Brandschutz und Erste Hilfe

Drei Themenbereiche sind universell wichtig, sodass alle Arbeitnehmenden in diesen Bereichen unterwiesen werden müssen:

Arbeitssicherheit

Um das Risiko von Unfällen und anderen gesundheitlichen Gefährdungen im Betrieb zu minimieren, müssen alle Mitarbeitenden zu den elementaren Themen der Arbeitssicherheit unterrichtet werden. Diese Unterweisungen sollen darüber aufklären,…

• welche Gefährdungen am Arbeitsplatz auftreten können,
• wer im Betrieb für welche sicherheitsrelevanten Aufgaben zuständig ist,
• wie sich Mitarbeitende im Falle eines Unfalls oder einer anderen Notsituation verhalten sollen,
• wie persönliche Schutzausrüstung (PSA) korrekt verwendet wird,
• und welchen Pflichten sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmende nachkommen müssen.

Brandschutz

Auch das richtige Verhalten im Brandfall muss in jedem Unternehmen unterrichtet werden, damit im Ernstfall jeder Beschäftigte weiß, was zu tun ist. Mitarbeitende sollen dabei lernen…

• was die Brandschutzordnung ist,
• welche Ursachen ein Brand haben kann,
• wie sie richtig mit Löschmitteln umgehen,
• welche brandschutztechnischen Einrichtungen es gibt,
• und wie sie sich bei einer Evakuierung verhalten müssen.

Erste Hilfe

Eine Unterweisung zur Ersten Hilfe soll den Mitarbeitenden das nötige Wissen an die Hand geben, um im Notfall die angemessenen Maßnahmen ergreifen zu können. In einer Erste-Hilfe-Schulung lernen die Beschäftigten zum Beispiel…

• das richtige Vorgehen bei einem Arbeitsunfall,
• welche Erste-Hilfe-Materialien es im Betrieb gibt,
• wer die betrieblichen Ersthelfer sind und was ihre Aufgabe ist,
• und was beachtet werden muss, wenn ein Notruf abgesetzt wird.

 Neben diesen grundlegenden Unterweisungen spielen noch viele andere eine Rolle. Welche in Ihrem jeweiligen Betrieb nötig sind, kommt auf die Tätigkeitsfelder der Beschäftigten an. Für Mitarbeitende, die am Schreibtisch arbeiten, können etwa Unterweisungen zum Datenschutz oder zur Bildschirmarbeit wichtig sein. Beschäftigte, die beruflich auf der Straße unterwegs sind, sollten dagegen zur Verkehrssicherheit unterwiesen werden. Auch die Branche hat einen Einfluss auf die Themenwahl. Für Beschäftigte im Gesundheitswesen oder der Lebensmittelindustrie sind etwa Unterweisungen zu Hygienemaßnahmen relevant. In der Industrie oder dem Handwerk sollte dagegen zur persönlichen Schutzausrüstung (PSA) unterwiesen werden. Welche Unterweisungen für wen relevant sind, ergibt sich aus der Gefährdungsbeurteilung, die genau wie die Unterweisungen für jedes Unternehmen verpflichtend ist.

Online oder offline?

Wenn also geklärt ist, welche Schulungen relevant sind, stellt sich die Frage, wie die wichtigen Informationen am besten an alle Mitarbeitenden weitergegeben werden können. Hier bieten sich zwei grundsätzliche Wege an: online oder offline.

Offline-Unterweisungen sind das klassische Vorgehen. Bei dieser Art der Unterweisung treffen sich die Teilnehmenden mit der Schulungsleitung an einem festen Ort. Diese kann die Inhalte in einem Vortrag vermitteln, aber auch andere Arbeitsformen wie etwa Gruppenarbeiten oder Teilnehmerreferate einsetzen. Einige Themen, wie etwa der Umgang mit Gefahrstoffen, müssen übrigens in diesem mündlichen Format unterwiesen werden. Digitale Unterweisungen können hier lediglich ein ergänzendes Hilfsmittel sein.

Online-Unterweisungen hingegen finden auf technischem Weg statt. Auch hier können die Inhalte über eine Vielzahl an Formaten vermittelt werden. Dazu gehören etwa Erklärfilme und Videoclips, die den Lernenden die Informationen visuell ansprechend präsentieren. Das Gelernte bleibt den Teilnehmenden aber besser im Gedächtnis, wenn auch interaktive Inhalte verwendet werden. Die Beschäftigten nehmen so nicht nur passiv neue Informationen auf, sondern nutzen das eben erlernte Wissen gleich und verknüpfen es so besser. Interaktive Elemente können etwa kurze Quizfragen, kleine Simulationen oder Minispiele sein.

Sind Online-Unterweisungen rechtssicher?

Im Arbeitsschutzgesetz ist nicht genauer vorgegeben, ob Mitarbeiter online oder in Präsenz unterwiesen werden müssen. Grundsätzlich sind Online-Unterweisungen daher rechtssicher, solange sie bestimmte Anforderungen erfüllen. Die DGUV-Regel 100-001 weist hierbei zum Beispiel darauf hin, dass Unterweisungen in verständlicher Form und Sprache erfolgen müssen und die vermittelten Inhalte zu den jeweiligen konkreten arbeitsplatz- und aufgabenbezogenen Gefährdungen passen müssen. Hier kann es sein, dass die elektronischen Unterweisungen um praktische Teile zu bestimmten Tätigkeiten und Abläufen erweitert werden müssen. Außerdem muss eine Verständnisprüfung durchgeführt werden. Die Versicherten, also in diesem Fall die Mitarbeitenden, müssen zudem jederzeit die Möglichkeit für ein Gespräch mit dem Unterweisenden haben.

Die Verantwortung für die Unterweisung tragen prinzipiell die Führungskräfte, die sich nach DGUV-Regel 100-001 auch von der Wirksamkeit der Unterweisungen überzeugen müssen. Fachkräfte für Arbeitssicherheit sowie Betriebsärzte dürfen sie laut DGUV Information 211-005 zwar unterstützen, sollten aber die Schulungen nicht alleine durchführen. Durch Online-Formate können Führungskräfte entlastet werden, sodass sie ihre Energie auf das Kerngeschäft konzentrieren können.

Bei einigen Themen bestehen allerdings Ausnahmen und eine mündliche Unterweisung ist vorgeschrieben. Das ist etwa bei der Unterweisung zum Umgang mit Gefahrstoffen der Fall. Unterweisungen zu diesen Themen können aber trotzdem durch digitale Inhalte ergänzt werden. Und auch bei Schulungen, die einen Praxisteil erfordern, können Online-Unterweisungen genutzt werden. Sie können zum Beispiel zunächst die grundlegenden Themenblöcke digital vermitteln, bevor sie im Anschluss praktisch geübt werden.

5 Vorteile von Online-Unterweisungen

Aber wieso gibt es überhaupt Online-Unterweisungen? Gegenüber der klassischen Offline-Unterweisung in Präsenz bieten Online-Unterweisungen tatsächlich mehrere Vorteile:

1. Standardisierung der Unterweisungen: Online-Unterweisungen eignen sich perfekt für hoch standardisierte Inhalte. Schulungen in Präsenz können sich aufgrund einer Vielzahl an Faktoren inhaltlich unterscheiden: Werden etwa verschiedene Trainer und Trainerinnen an verschiedenen Terminen eingesetzt, oder werden Betriebsinterne und -externe zu den gleichen Themen unterwiesen, können sich die vermittelten Inhalte voneinander unterscheiden. Online-Unterweisungen sind für alle Mitarbeitenden unabhängig von solchen Faktoren immer gleich. Dadurch kann gewährleistet werden, dass alle Mitarbeitenden auch wirklich alle erforderlichen Informationen erhalten. Auch wenn eine Unterweisung in verschiedenen Sprachen angeboten werden muss, sind Online-Lösungen der sicherste Weg, um zu garantieren, dass alle Mitarbeitenden die gleichen Informationen erhalten.
2. Organisation und Dokumentation: Die Standardisierung von Unterweisungen hat noch einen weiteren Vorteil: Sie macht die Organisation einfacher und übersichtlicher. Die Software hilft zum einen dabei, Unterweisungstermine zu überwachen, sodass keine notwendigen Unterweisungen ausbleiben. Zum anderen hält sie auch fest, welche Mitarbeitenden die Unterweisung bereits absolviert haben und wer vielleicht nochmal darauf hingewiesen werden muss. Viele Softwares können auch diese Erinnerungen automatisch übernehmen. Am Ende einer Unterweisung kann über einen Wissenstest abgeprüft werden, ob der oder die Mitarbeitende alles verstanden hat. Ist dies der Fall, erhalten die Beschäftigten eine Teilnahmebestätigung. All diese Möglichkeiten helfen dabei nachzuvollziehen, ob alle Mitarbeitenden unterwiesen wurden, und so die rechtliche Sicherheit zu garantieren.
3. Flexibilität: Ein weiterer wichtiger Vorteil von online durchgeführten Unterweisungen ist die hohe Flexibilität. Die Teilnehmenden müssen sich nicht alle zur selben Zeit am selben Ort zusammenfinden. Stattdessen können die Mitarbeitenden den entsprechenden Kurs online aufrufen, wenn am besten Zeit ist. Auch der Ort ist bei weitem nicht so festgelegt wie in Präsenz: Zwar wird ein internetfähiges Gerät benötigt – ob es sich dabei aber um den Firmenlaptop, ein Tablet oder ein Diensthandy handelt, spielt keine Rolle. So können die Formate sogar unterwegs absolviert werden.
4. Individualität: Online- Schulungen passen sich aber nicht nur an die zeitlichen und örtlichen Gegebenheiten der Beschäftigten, sondern auch an die Person selbst an. Jede und jeder Mitarbeitende kann die Unterweisung im eigenen Lerntempo absolvieren. So haben alle Beschäftigten genug Zeit, sich mit dem Thema auseinanderzusetzen und können Videos zudem zurückspulen oder nochmal ansehen, wenn etwas unklar geblieben ist.
5. Ersparnis: Ein letzter wichtiger Punkt ist die Zeit- und Kostenersparnis, die sich für Unternehmen aus den Online-Formaten ergibt. Im Vergleich zu Präsenz-Unterweisungen sparen Unternehmen zum Beispiel Geld für die Trainer (m/w/d), deren Unterbringung, für die Schulungsräume und -materialien sowie für die Verpflegung. Zudem kann auch die Organisation sehr viel effizienter und sparsamer werden. Die Plattform kann Aufgaben übernehmen, die sonst Beschäftigte ausführen müssten, wie etwa die Mitarbeitenden über die Unterweisungen zu informieren oder diese rechtssicher zu dokumentieren.

Gut gemachte Online-Unterweisungen, die sich an den rechtlichen Rahmen halten, bieten also einige Vorteile gegenüber Unterweisungen in Präsenz – sie sind flexibel, standardisiert, können individuell absolviert werden und sparen sowohl Zeit und Geld als auch Organisationsaufwand ein.